脱PPAPとは？PPAP方式の代替案について

従来、企業などでWordやPowerPointなどのファイルを送信する際に使用していたファイル共有方法のPPAP。内閣府および内閣官房でのPPAP廃止方針を受け、企業でも脱PPAPへの動きが活発化しています。ここでは、PPAP方式の代替案について紹介します。

脱PPAPとは

PPAPとは、「Password付きZIPファイルを送信」「Passwordを送信（別メールで）」「Angoka（暗号化）」「Protocol（プロトコル：手順）」の頭文字を取った言葉です。

ファイルをパスワード付きZIPで暗号化してメールに添付し、開封用のパスワードを別メールで送信するという一連の手順のことを指します。

従来は手軽なセキュリティ対策として広く使われていましたが、盗聴リスクが高い、マルウェア対策として機能しない、利便性が悪いなどのデメリットがありました。

また2020年11月には内閣府および内閣官房におけるPPAP廃止方針を表明し、企業における脱PPAPの動きが活発になっています。

※参照元：内閣府公式HP|平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日（https://www.cao.go.jp/minister/2009_t_hirai/kaiken/20201124kaiken.html）

脱PPAPを行うべき理由は？PPAPの問題点

ZIP暗号化のセキュリティリスク

PPAPではZIPファイルとパスワードを別々にメールで送っていました。しかし同じメール経路で送るため、性能が向上した現在のコンピュータであれば、専用ツールと時間があればZIPファイルのパスワードを解除することが可能とされています。

さらにZIPファイルでメール送信する場合、ファイルの中身をアンチウイルスソフトで確認できないというデメリットもあります。

万が一悪意のあるファイルがZIPファイルで送られたら検出できず、ウイルス感染の可能性もあります。

ZIPファイル復号化の手間

PPAPでは、送る際にZIPファイルを暗号化し、受け取ったら復号化するという手間がかかります。ファイル数が多くなればなるほど、暗号化・復号化に手間も時間もかかり、業務が滞ってしまいます。

またWindowsで暗号化したファイルをMacで復号化すると、文字化けなどのケースも多く、専用ツールが必要など受信側への負担も課題とされています。

誤送信などのセキュリティリスク

鍵をかけたZIPファイルであっても、メールで送る以上は誤送信のリスクがあります。パスワードのメールもそのまま間違った相手に送ってしまうと、簡単に情報が第三者に開かれてしまいます。

誤送信のほとんどはヒューマンエラーによって発生するため、ミスを完全に防ぐことも難しくなります。誤送信を防ぐためには、複数人でのチェック体制を整えるなど、さらに手間ひまがかかってしまいます。

PPAPの代替案は？

クラウドストレージの利用

アクセス制限機能付きのクラウドストレージを利用することで、高いセキュリティを保ちながら大容量ファイルの送受信がスムーズに行えます。

Google Drive、Microsoft OneDrive、Box、Dropboxなどのクラウドストレージにファイルをアップロードし、相手先にダウンロード用のURLを共有します。

万が一誤送信しても、後から共有を停止すれば問題ありません。

ただし、送信者・受信者ともに共通のサービスアカウントを持っている必要があります。

送信側・受信側でS/MIMEの導入

S/MIME（Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions）という技術を活用し、メールの本文全体を暗号化して電子署名を付与する方法です。なりすましメールやメール改ざんの防止にもなり、安全にファイルの送受信が可能です。

しかしながら送信者・受信者の双方がS/MIMEを導入していることが前提となるため、導入にはコストがかかります。

グループウェアの導入

グループウェアとは、企業や組織内のメンバーがネットワークを通じて情報共有やコミュニケーションを行うための統合型アプリケーションです。

メールやチャット、ファイル共有、タスク管理、スケジュール管理などの機能が活用でき、メンバー内で安全にファイル共有ができます。

操作履歴の追跡やファイルのアクセス権限設定により、高度なセキュリティ対策のための情報管理の強化を図れます。

セキュリティ対策のされたファイル転送サービスの利用

きちんとセキュリティ対策をしたファイル転送サービスであれば、インターネットを通じて大容量のファイルだけでなく、機密性の高いデータを送受信も問題なく行うことができるでしょう。

送信側はサイトにファイルをアップロードし、発行されたダウンロードリンクを相手に送信します。受信側はファイルをダウンロードするだけなので手軽に利用できます。

データの盗聴リスクを回避するためには、通信内容が暗号化されるサービスを選定しましょう。

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